Rutinas

¿Qué puedes encontrar en este artículo?

Beneficios y Caraterísticas
Roles de usuarios en Rutinas

WEB
¿Cómo empezar Rutinas en Web?
Visualización de Rutinas
Código QR
Ejecutar Rutina
Asignar y detallar los Hallazgos
Me asignaron a un Hallazgo; ¿Qué tengo que hacer?
Imprime la Ejecución de tu Rutina
Configura recordatorios

MOBILE
¿Cómo acceder a las Rutinas en la aplicación móvil?
Visualización de Rutinas
Acceso y ejecución de Rutinas
Agrega Hallazgos a tu Rutina
Asigna y detalla los Hallazgos encontrados
Ejecutar el Hallazgo

Beneficios y Caraterísticas

Rutinas Rever te permite realizar Rutinas como auditorías de 5's, Caminatas Gemba, Tareas de Mantenimiento y otras Rutinas de una manera fácil y rápida.

Crea Rutinas estandarizadas con Checklist digitales y asígnalos a tu compañeros. A medida que se completan las Rutinas, las observaciones se capturan como Hallazgos y se llevan hasta su finalización a través de la gestión de tareas.

Beneficios:

Asegurar que las Rutinas y actividades operativas se creen, asignen y ejecuten de manera oportuna y concreta.
Permitir capturar Hallazgos y, cuando sea necesario, impulsar la acción de esos Hallazgos hasta su finalización.
Capacitar a todos los colaboradores para elevar el estándar actual a través de un proceso guiado de descubrimiento, acción y documentación.
Vista unificada de las Rutinas operativas, sus Hallazgos y las acciones asociadas y el impacto en el rendimiento.

Características:

Crear y Asignar Rutinas
Agrega Checklists digitales a tus Rutinas para un mejor seguimiento
Capturar y accionar Hallazgos
Flujos de trabajo guiados para soluciones e innovación
Información en tiempo real sobre la actividad y el impacto

Roles de usuarios en Rutinas

Administrador de Rutinas: Es el creador de las Rutinas. (Para asignar este rol lo puede hacer cualquier administrador desde la sección de "Personas")
Asigado a Rutinas: Puede ser cualquier persona, será el encargado de Ejecutar la Rutina, crear y asignar los Hallazgos encontrados.
Asignado a Hallazgos: Puede ser cualquier colaborador, será el encargado del Hallazgo para ejecutarlo y completarlo.

¿Cómo empezar Rutinas en Web?

Si eres Administrador de Rutinas, comienza a creando una nueva. Si aún no cuentas con esta función, contacta a algún Supervisor o Administrador de tu Sitio.
Crea Rutinas definiendo una descripción, asignándola a Usuarios y agregando información relevante sobre la Rutina: Frecuencia, Objetivo e Impacto.

Pasos a seguir

Selecciona Rutinas
Si eres Administrador de Rutinas, comienza creando una nueva en el botón superior izquierdo Rutinas "+"
Selecciona si quieres empezar una Rutina "Desde cero" o "Desde una plantilla" (Plantillas son Rutinas que se han creado en toda tu organización y puedes crear una duplicándola)

Configuración de la Rutina

Crea rutinas personalizadas para optimizar las operaciones diarias. Asigna rutinas a sitios, equipos o usuarios individuales para una gestión operativa eficiente. Una vez asignadas, estarán disponibles en la cuenta de cada usuario.

Nueva Rutina

Define tu Rutina, da un nombre
Agrega una Descripción que funcionará para recopilar toda la información relevante:
-Objetivo
- Pautas
- Consejos y mejores prácticas
- Puntos de control simples
- Pasos a ejecutar
Activar: Tu Rutina por default aparecerá activa, si deseas desactivarla puedes quitarlo dentro del switch para que no sea visible a los demás.
Asigna la Rutina a quienes necesiten tener acceso para que puedan ejecutarla. Puedes elegir uno o más colaboradores, incluso seleccionar sitios completos y/o Equipos.
- Por Sitios: Si quieres elegir a todos los Usuarios de un Sitio o mas Sitios en específico simplemente elígelos desde la lista y todos tendrán acceso a esa Rutina.
- Por Equipos: En Rever existen equipos ya creados que puedes agregar a tu Rutina.
- Por usuarios individuales: Puedes seleccionar a los usuarios buscándolos por su correo.



Configuración

La Frecuencia puede ser por Turno, diaria, semanal, quincenal, mensual o Bajo demanda
Tipo de Rutina Selecciona la que mejor se adapte, Auditoría 5S, Caminata Gemba, Comunicación, Control de Calidad, Mantenimiento.
Las Categorías son las mismas que en los Revs y Challenges, puedes elegir una o varias para tu Rutina.
Puedes elegir el Tipo de Situación para tu Rutina.
Selecciona los Tags de ubicación para que al momento de ejecutarla puedan ser elegidos por la persona encargada de la ejecución.
Define los Tipos de Situación y los Tags que estarán disponibles para los asignados de tu rutina cuando usen la misma.
Habilitar como plantilla: Activa esta opción si deseas que esta rutina esté disponible para que los usuarios de toda tu organización la seleccionen como punto de partida e inspiración.



Colaboradores

Los colaboradores a diferencia de los asignados serán quienes tendrán los permisos para poder editar los datos de la Rutina al igual que tu. Estos colaboradores sólo pueden ser administradores de sitios o administradores de Rutinas. Si no tienen alguno de estos roles no aparecerán en el listado.

Checklist Digital

Puedes utilizar y crear Checklists para capturar criterios a revisar, pautas o incluso pasos a seguir durante la Rutina. Agregar preguntas con diferentes tipos de respuesta:

Texto
Radios de verificación
Casillas de verificación
Selección
Escala
Número
Imágenes como respuesta
Fotos para complementar tus preguntas
Así mismo puedes añadir separadores para crear nuevas secciones

Algunas funcionalidades adicionales:

Crea preguntas obligatorias: Durante la creación del Checklist marca como obligatoria tu pregunta, esto permitirá a los encargados de ejecutar la Rutina responderla obligatoriamente.
Imágenes como respuesta: Permite a quienes ejecutan la Rutina responder con imágenes a una pregunta en específico.
Recibe Notificaciones de las respuestas: Configura que respuestas a las preguntas de Checklist deseas recibir en tus notificaciones: Esto permite a los Routine Managers recibir una notificación a una respuesta en específico durante la ejecución de la Rutina en el Checklist. Encontrarás una campana que deberás activar.
Disponible sólo para Radios, Casillas de verificación y Selección. Se envía a los asignados a ese Rutina por email, notificación push y en app.

Confirma la información de tu Rutina

En este paso puedes confirmar que toda la información capturada en tu Rutina este correcta para continuar.



NOTA: La eliminación de Rutina solo se puede realizar si la Rutina no tiene ejecuciones vinculadas. De lo contrario, solo se puede desactivar.

Visualización de Rutinas

Encontrarás todas las Rutinas a las que fuiste asignado en modo tarjeta, al dar clic te llevará a su información para iniciar la Rutina o simplemente visualizar la información.
Puedes encontrar una Rutina utilizando los filtros existentes: por categorías, por routine types, por situation types o por tags.
También tienes la opción de encontrar tu Rutina por su nombre en el buscador dentro de Rutinas en la parte superior derecha.
Si eres administrador podrás visualizar mas opciones de búsquedas como: creadas por ti y donde eres colaborador.
Si eres colaborador de una Rutina podrás editarla/duplicarlas (esta función esta disponible sólo para admins y admins de Rutina)
El color verde en las tarjetas de las Rutinas hace referencia a las activas, y el amarillo a aquellas que están deshabilitadas.

Ejecutar Rutina

Si haz sido asignado a una Rutina puedes iniciar su ejecución:

Localiza tu Rutina en la sección principal de Rutinas.
Puedes dar clic en el botón rápido de iniciar Rutina, o bien, entrar a la Rutina para visualizar los detalles y dar clic en "Empezar Rutina" cuando estes listo.
Tan pronto como inicies, la Rutina se convertirá en Ejecución.
Cuando inicias una Ejecución de la Rutina, tienes la opción de cambiar el nombre, seleccionar Tags y Equipos.
Esta Ejecución puede ser realizada por el creador de la Rutina (Administrador de Rutina) o todos los asignados.
Puedes iniciarla las veces que desees. Quedarán registradas en la pestaña de "Ejecuciones".
Cada Ejecución puede tener todos los Hallazgos que identifiques y pueden asignarse a otros colaboradores.



Si la Rutina tiene un Checklist, completa todas las preguntas.
Si el Checklist contiene preguntas obligatorias, deberán responderse para poder completarla.
Puedes guardar cambios y regresar mas tarde si así lo deseas.
Al mismo tiempo que contestas el Checklist, puedes capturar los Hallazgos que vayas encontrando del lado derecho; Además, puede editarlos y asignarlos más tarde.
Si quieres ver toda la captura de Hallazgos puedes hacerlo desde la sección "Hallazgos" en el mismo modal o revisar la información sobre la Rutina en la sección "Acerca de" (Menú superior de la Rutina ejecutada).

Crea y asigna Hallazgos

El ejecutar una Rutina encontrarás situaciones que deberán resolverse por alguno de tus compañeros, para esto puedes utilizar los Hallazgos, donde podrás capturar la información necesaria y asignarla a esa persona que te ayudará a resolverlo. Captura tantos Hallazgos como desees.

¿Cómo hacerlo?

Da clic en el lateral de la ejecución "Hallazgos"
Da nombre a tu Hallazgo (de forma rápida puedes dar en la flecha azul y después editarlo o antes de crearlo dar clic en el botón "+" para completar la información)
Asigna a una o varias personas para resolver este Hallazgo
Selecciona el flujo para abordar el Hallazgo (Idea de Mejora o Corrección). Una vez completado, el Hallazgo se convertirá en un Rev.
Selecciona la fecha y hora objetivo para completarse
Da una prioridad (alta, media, baja)
Clasifícalo dependiendo los Tipos de Situaciones, Categorías y Tags según corresponda
Agrega hasta 5 imágenes por Hallazgo

Atender un Hallazgo

Me asignaron a un Hallazgo; ¿Qué tengo que hacer?

Si estás asignado a un Hallazgo, puedes capturar fácilmente la solución final para resolverlo.

Aborda el Hallazgo haciendo clic en él
Revisa la información y da clic en "Atender"
Captura "¿Qué hiciste?" para resolverlo
Agrega hasta cinco fotos o evidencias
Márcalo como Completado finalmente
Una vez hecho, el Hallazgo se convertirá en un Rev (Corrección o Idea de mejora) y serás redirigido al Rev



Una vez convertido en Rev, puedes editarlo si así lo deseas.

Detalles de una Rutina

Si deseas visualizar los detalles de una Rutina puedes hacerlo haciendo clic en ella. Encontrarás toda la información completa para que puedas interactuar:

Información general
Datos como la descripción de la Rutina, los asignados y los atributos añadidos. Aquí mismo encontrarás la opción para programar recordatorios, revisar el checklist, ver el código QR y también empezarla.

Ejecuciones
Aquí están todas las Ejecuciones que se iniciaron en función de la Rutina, si abres cualquiera de estas Ejecuciones, encontrarás todos los Hallazgos de la misma o puedes crear nuevos.
Datos como nombre de la ejecución, Sitio, fecha, estado, checklists y la persona que la ejecutó.

Hallazgos
En esta sección, verás todos los Hallazgos capturados para todas las Ejecuciones de la Rutina seleccionada.

Código QR

Accede fácilmente a las Rutinas donde eres asignado desde un código QR vinculado desde tu dispositivo móvil.

¿Cómo generar el código QR?

Todas las Rutinas tienen un código QR; puedes obtenerlo automáticamente al crearlas o en cualquier momento con sólo ir a la Rutina deseada. Puedes compartir el código QR con las personas de tu interés, es decir, con los asignados a esa Rutina para que puedan ejecutarla fácilmente; imprimelo, reenvíalo, colócalo en los lugares de trabajo donde se corren esas Rutinas, etc. se tan creativo como lo prefieras.

El Código QR solo se puede generar desde la versión Web de Rever:

Accesa a la sección de Rutinas
Identifica la Rutina que quieres imprimir o descargar el Código QR
Da clic en el menú principal de la Rutina (3 puntos), o dentro de la información de la Rutina, en el botón QR de la parte superior
Puedes visualizar el código simplemente o descargarlo haciendo clic en el botón de descarga
Descárgalo con detalles o simplemente el código, se te generará en formato PDF y se guardará en tu PC.

Imprimir Ejecuciones de tu Rutina

Encuentra toda la información detallada de las ejecuciones de tu Rutina en su versión imprimible y descargable para que puedas compartirla. Disponible en formato PDF.

¿Qué información puedo encontrar?

Resumen de la Rutina
- Nombre
- Estatus y fecha
- Fecha de creación
- Ejecutor
- Link
- Descripción
- Sitio

Hallazgos
- Nombre del Hallazgo
- Asignados
- Link
- Estatus
- Fecha vencimiento
- Fecha de completado

Checklist
- Todo el checklist con sus preguntas y respuestas

Cómo imprimir o descargar una Ejecución de Rutina?

Accede a la sección de Rutinas
Selecciona tu Rutina
Da clic en la Ejecución que deseas imprimir
Selecciona el botón de Imprimir
Descarga tu Ejecución

Configurar recordatorios

Agrega recordatorios a tus Rutinas recurrentes, no te pierdas un sólo detalle de la ejecución de la Rutina donde fuiste agregado como asignado y activa las notificaciones de email y push para alertarte del inicio de la misma.

Selecciona tu Rutina
Identifica el icono de campana "configurar recordatorio"
Configura la notificación de acuerdo a tus necesidades



✨ Pro-tips:
Puedes programar una sola notificación o configurarla repetidamente.
Elige el periodo de tu recordatorio, así como la fecha, cuando quieres que termine y el tipo de notificación por push e email.

¿Cómo acceder a las Rutinas en la aplicación móvil?

Las Rutinas sólo pueden ser creadas desde la versión Web y únicamente por Administradores de Rutinas. Si aún no cuentas con esta función, y deseas hacerlo, contacta a algún Supervisor o Administrador de tu Sitio.

Accede a Rutinas desde la página de Inicio en To-Do, desde el botón principal de creación "+" o en el menú principal:

Lista de Rutinas

Puedes consultar todas las Rutinas en las que fuiste asignado ya sea individualmente, al sitio al que perteneces o las Rutinas globales, encuéntralas en la sección principal.

Existen dos pestañas:
To do: Todas aquellas que tienes pendientes por hacer. Aquí encontrarás tanto las asignadas a ti como las globales
En progreso: Rutinas que ya empezaste a ejecutar pero que no se han finalizado

Lista de las Rutinas asignadas y Rutinas en Curso

Al hacer clic en alguna Rutina encontrarás los detalles, ejecuciones y hallazgos creados. Todo acerca de tu Rutina.

Iniciar Rutina (Ejecución)

Las ejecuciones de las Rutinas sólo pueden llevarse a cabo por los asignados a la misma y administradores

Selecciona la Rutina y presiona iniciar
Da clic en Iniciar.
Completa la información: Nombre de la Rutina y fecha (automático), agrega un equipo (opcional), añade etiquetas del ubicación (opcional), Iniciar.
Checklist: Si la Rutina contiene un Checklist Digital completa todas las preguntas. Puedes guardar cambios y regresar después si así lo deseas.
Hallazgos: Crea todos los Hallazgos que hayas encontrado; puedes editarlos y asignarlos después.
Acerca de: Ve todos los detalles, añade imágenes y notas si lo prefieres.

Agrega Hallazgos a tu Rutina

Captura fácil y rápido las oportunidades encontradas

Abre la pestaña de Hallazgos.
Captura todos tus Hallazgos dándoles un nombre y capturando una imagen.
Edítalos y agrega toda la información posible:
Asígnalos a quienes crees que lo resolverán
Selecciona el flujo del Rev en el que se convertirá una vez completado (Corrección o Idea de Mejora)
Elige fecha y hora de vencimiento a completar ese Hallazgo
Añade fotos como evidencia

Ejecutar el Hallazgo

Los Asignados pueden capturar fácilmente la solución final para resolver el Hallazgo.
Si fuiste asignado a un Hallazgo, recibirás una notificación dentro de Rever, da clic directamente para ir al Hallazgo o revísalos desde la sección en el menú principal, opción Rutinas, revisa la sección de Hallazgos y atiende aquellos en los que fuiste seleccionado.



Atiende el Hallazgo, los asignados a los Hallazgos podrán atenderlos de una forma rápida y sencilla.
Captura ¿Qué hiciste?, añade una evidencia y complétalo.
Un nuevo Rev se creará en base al Hallazgo completado; puedes editarlo después.

Actualizado el: 30/07/2024